One moment please...
 
 
Exact Financials   
 

Debiteuren- en crediteurenadministraties

Inleiding

U kunt pas debiteurenrekeningen en crediteurenrekeningen onderhouden als u alle stamgegevens hebt aangemaakt die noodzakelijk zijn voor consistente subadministraties. De meeste gegevens zijn nodig om openstaande posten te kunnen boeken en om de functies voor kredietbewaking op de juiste manier te kunnen gebruiken.

Inrichting

  • Debiteuren- en crediteurencategorieën aanmaken. U kunt debiteuren en crediteuren indelen in categorieën.
  • Landcodes, taalcodes en aanspreektitels aanmaken. Landcodes, taalcodes en aanspreektitels zijn nodig om verschillende soorten formulieren te kunnen afdrukken. Hoe deze gegevens worden gebruikt, hangt af van het type formulier.
  • Betalingscondities aanmaken . Betalingscondities worden gebruikt om de betalingstermijn van een openstaande post te registreren en om te bepalen of betalingskortingen of kredietbeperkingen van toepassing zijn.
  • Werken met internationale bankrekeningnummers . Welke geldigheidscontroles worden uitgevoerd, is afhankelijk van de soort bank. U kunt in Exact Financials allerlei verschillende geldigheidscontroles uitvoeren, maar u kunt ook zelf nieuwe controles definiëren.
  • Debiteuren- en crediteureninstellingen definiëren. U voert in de financiële instellingen een standaard betalingsconditie in, aan de hand waarvan de vervaldatum van facturen kan worden berekend en voorkeuren met betrekking tot andere betalingscondities kunnen worden weergegeven.
  • Debiteuren aanmaken
  • Crediteuren aanmaken

Debiteuren- en crediteurencategorieën aanmaken

Een verdeling van debiteuren en crediteuren in categorieën maakt het mogelijk onderscheid te maken tussen verschillende soorten debiteuren en crediteuren, bijvoorbeeld gewone klanten, klanten die regelmatig te laat betalen en leveranciers die regelmatig kortingen geven. Door debiteuren- en crediteurencategorieën aan te maken kunt u de selectiecriteria verbeteren die u toepast bij bijvoorbeeld het afdrukken van aanmaningen of het betalen van crediteuren. Gebruik [Finance: Tabellen, Onderhoud, Debiteuren categorieën] om debiteurencategorieën aan te maken en [Finance: Tabellen, Onderhoud, Crediteuren categorieën] om crediteurencategorieën aan te maken. U geeft aan tot welke categorie een debiteur/crediteur behoort door de gewenste categoriecode te selecteren in het veld 'Categorie' in [Finance: Debiteuren, Stamgegevens, Onderhoud] en in [Finance: Crediteuren,Stamgegevens, Onderhoud]. Een overzicht van uw categorieën, vindt u terug in respectievelijk [Finance: Tabellen, Overzichten, Debiteuren categorieën] en [Finance: Tabellen, Overzichten, Crediteuren categorieën].

Eigenschappen aanmaken

U wilt misschien bepaalde eigenschappen definiëren van uw projecten, crediteuren, debiteuren, activa, machines, werknemers of artikelen. Deze karakteristieken worden in Exact Financials eigenschappen genoemd. U kunt zelf beslissen welke eigenschappen u wilt creëren en aan welke stamgegevens u ze wilt koppelen. Maak eigenschappen aan in [Tabellen, Onderhoud, Eigenschappen ] in het Finance menu.

Landcodes aanmaken

Als u zaken doet binnen de EU, moet u de desbetreffende landen invoeren en de corresponderende landcodes aanmaken in [Finance: Tabellen, Onderhoud, Landen]. Deze codes zijn nodig voor de registratie van BTW-mutaties. Koppel de gedefinieerde landcodes aan de ISO-landcodes. In bepaalde landen moet volgens de BTW-regels ook per land een fiscaal vertegenwoordiger worden ingevoerd. Zie [BTW]. Een overzicht van alle landen vindt u terug in [Finance: Tabellen, Overzichten, Landen].

Predikaten aanmaken

Predikaten worden gebruikt in adressen, aanheffen en verschillende layouts, bijvoorbeeld die voor facturen, pakbonnen en bestelformulieren. Elke predikaatcode is gekoppeld aan één aanspreektitel en één aanhef. Predikaten maakt u aan in [Finance: Tabellen, Onderhoud, Predikaten]. U koppelt predikaten aan debiteuren in [Finance: Debiteuren, Stamgegevens, Onderhoud] en aan crediteuren in [Finance: Crediteuren,Stamgegevens, Onderhoud]. Een overzicht van predikaten vraagt u op in [Finance: Tabellen, Overzichten, Predikaten].  

Voorbeeld
Als u aan een debiteur een aanspreektitel koppelt, wordt de bijbehorende aanspreektitel afgedrukt op alle aan deze debiteur gerichte pakbonnen of facturen.

Talen aanmaken

U kunt de taal vastleggen op uw debiteuren- of crediteurenstamkaart om aan te geven in welke taal de klant of leverancier zou moeten worden aangesproken. Zo kunt u uw aanmaningen [Herinneringen] of betaalspecificaties [Betalen] in diverse talen als verschillende lay-outs aanmaken in [Systeem: Applicatie, Formulierenlay-outs]. Bij de configuratie van respectievelijk de module Herinneringen en Electronisch bankieren koppelt u de diverse lay-outs aan de verschillende talen. Door middel van deze koppeling correspondeert u met u klant in de taal naar keuze. Aanmaningen en betaalsecificaties worden uitgedraaid in de taal welke aan de debiteur of crediteur is gekoppeld. Talen maakt u aan in [Finance: Tabellen, Onderhoud, Talen]. Een overzicht van de door u aangemaakte talen vraagt u op in [Finance: Tabellen, Overzichten, Talen].

Betalingscondities aanmaken

Exact Financials kent twee soorten betalingscondities:

  • Betalingskortingen
  • Kredietbeperkingen

Betalingscondities worden gebruikt voor zowel debiteuren als crediteuren en kunnen worden gedefinieerd op diverse niveaus, inclusief verschillende percentages. Een voorbeeld: 7 dagen lang geldt een betalingskorting van 3%, en daarna gedurende 14 dagen een korting van 2%. Er zijn verschillende formules om de vervaldatum van een factuur te berekenen (bijvoorbeeld 'Ga naar het einde van de maand en tel hierbij een bepaald aantal dagen op'). Betalingscondities, zoals kortingspercentages of leveringsvoorwaarden, kunnen worden ingevoerd op het tabblad 'Factuur' in [Finance: Crediteuren, Stamgegevens, Onderhoud] op het tabblad 'Betaling' in [Finance: Debiteuren, Stamgegevens, Onderhoud].

Elke betalingsconditie wordt geregistreerd onder een unieke code. U maakt betalingscondities aan in [Finance: Tabellen, Onderhoud, Betalingscondities]. U kunt betalingscondities alleen verwijderen als ze niet aan een andere entiteit zijn gekoppeld als openstaande posten van debiteuren of crediteuren, (vaste) verkooporders, facturen, financiële boekingen, factuurhistorie, bestellingen en factuurontvangsten. Een overzicht van uw betalingscondities vraagt u op in [Finance: Tabellen, Overzichten, Betalingscondities].

Werken met internationale bankrekeningnummers

Een bedrijf dat internationaal zaken doet, krijgt te maken met allerlei verschillende bankrekeningtypen. Elk type heeft een eigen vooraf gedefinieerd masker, omvang en geldigheidscontrole. Exact Financials ondersteunt een groot aantal verschillende bankrekeningtypen.

U dient bankrekeningtypen te definiëren voordat u bankrekeningnummers voor debiteuren, crediteuren en bankboeken kunt aanmaken. Elke keer dat u een bankrekeningnummer aanmaakt, moet u eerst het bankrekeningtype selecteren. Aan de hand van het bankrekeningtype wordt bepaald op welke manier het bankrekeningnummer moet worden aangemaakt. Zo bepaalt bij Nederlandse banken het bankrekeningtype hoeveel cijfers een bankrekeningnummer telt en welke geldigheidscontrole moet worden uitgevoerd.

Voor postbankrekeningnummers hoeft u slechts één bankrekeningtype te definiëren.

Bankrekeningtypen aanmaken

U kunt bankrekeningtypen met of zonder geldigheidscontrole definiëren in [Finance: Tabellen, Onderhoud, Bankieren, Bankrekeningtypen], of bankrekeningtypen met een zelfgedefinieerde geldigheidscontrole. Als u een zelfgedefinieerde geldigheidscontrole gebruikt, zult u de relevante gegevens moeten opvragen bij de desbetreffende bank. Een overzicht van de door u gedefinieerde bankrekeningen vindt u terug in [Finance: Tabellen, Overzicht, Bankieren, Bankrekeningtypen].

Bankrekeningnummers aanmaken

! U moet eerst de gebruikte bankrekeningtypen definiëren voordat u bankrekeningnummers kunt aanmaken. In de meeste gevallen zult u elk bankrekeningnummer koppelen aan één enkele debiteur, crediteur of bankboek. Alle bankrekeningnummers worden echter opgeslagen in een apart bestand, zodat u ze opnieuw kunt gebruiken zonder alle gegevens opnieuw te hoeven invoeren. Bankrekeningnummers kunt u koppelen aan uw administratie in [Bestand, Administratiegegevens], aan debiteuren in [Finance: Debiteuren, Stamgegevens, Onderhoud], aan crediteuren [Finance: Crediteuren, Stamgegevens, Onderhoud] en Dagboeken in [Finance: Grootboek, Stamgegevens, Onderhoud, Dagboeken].

Debiteuren- en crediteureninstellingen definiëren

Zie [Finance: Bestand, Administratie instellingen, Financiële instellingen] - tabblad 'Subadmin'.

Debiteuren aanmaken

Klanten worden in Exact Financials debiteuren genoemd. Debiteuren kunt u aanmaken en wijzigen in [Finance: Debiteuren, Stamgegevens, Onderhoud]. Een overzicht van uw debiteuren vraagt u op in [Finance: Debiteuren, Stamgegevens, Overzicht].
Overzichten gerangschikt op debiteurennummer of op zoekcode kunt u opvragen in [Debiteuren, Debiteurenkaarten]. Ook kunt u gebruik maken van de telefoonselectie via [Debiteuren, Telefoonselectie].

U verwijdert ze in [Finance: Debiteuren, Stamgegevens, Onderhoud] door op 'Verwijderen' te klikken.

Crediteuren aanmaken

Leveranciers worden in Exact Financials crediteuren genoemd. Crediteuren kunt u aanmaken en wijzigen in [Finance: Crediteuren, Stamgegevens, Onderhoud]. Controleer ze daarna aan de hand van overzichten. Overzichten gerangschikt op crediteurennummer of zoekcode zijn op te vragen in [Finance: Crediteuren, Stamgegevens, Overzicht] U kunt ook de telefoonselectie raadplegen via [Finance: Crediteuren, Telefoonselectie].

Verwijder de crediteuren die niet langer relevant zijn in [Finance: Crediteuren, Stamgegevens, Onderhoud], 'Verwijderen'.

Finance Manual > Inhoud > Debiteuren- en crediteurensubadministraties

     
 Main Category: Support Product Know How  Document Type: Support - On-line help
 Category: On-line help files  Security  level: All - 0
 Sub category: General  Document ID: 17.660.000
 Assortment: Exact Financials  Date: 12-08-2010
 Release:  Attachment:
 Disclaimer